EDI (Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных форматах и стандартах сообщений.
GS1 EDI включает глобальные стандарты для осуществления электронной деловой переписки. Данные стандарты позволяют использовать автоматическую электронную передачу согласованной деловой информации между торговыми партнерами. Автоматизация процесса обеспечивает его оперативность, эффективность и точность.
В настоящее время GS1 имеет три набора взаимодополняющих стандартов EDI:
- GS1 EANCOM®
- GS1 XML
- GS1 UN/CEFACT XML
Эти стандарты разрабатывались параллельно различными пользователями, хотя стандарт XML лучше адаптирован для обмена данными с использованием интернет технологий.
Ежедневно в сфере бизнеса создается и обрабатывается внушительный объем бумажной документации. Она включает заказы на приобретение, счета и каталоги продукции, отчеты о продажах и т.д. Как бы то ни было, желательно, чтобы такая информация предшествовала, сопровождала и следовала за движением товаров при заключении коммерческих сделок. Электронный обмен данными обеспечивает наиболее эффективный механизм управления этим процессом.
Что такое EDI и где он необходим?
1. В чем состоят преимущества EDI?
Сегодня, большинство данных, содержащихся в коммерческих документах, генерируются из существующих компьютерных прикладных программ. Бумажная документация печатается и копируется перед тем как информация, в ней содержащаяся, окончательно передается по почте или факсимильной связи. В свою очередь, деловой партнер повторно заносит вручную все данные в другую компьютерную прикладную программу для дальнейшей обработки. Это — медленный, дорогостоящий и ненадежный способ.
Электронный Обмен Данными обеспечивает торговым партнерам эффективный способ для автоматической передачи коммерческой информации с одного компьютера непосредственно на другой. Более того, компании больше не должны беспокоиться о несовместимости компьютерных систем. Используя такие стандарты сообщений, как EANCOM, данные могут быть переданы быстро, эффективно и точно, независимо от вида программного и аппаратного оборудования пользователя.
EDI упрощает информационные процессы, и это сокращает ее затраты по времени и стоимости.
Успешная реализация EDI обеспечивает большие преимущества для компании и ее торговых партнеров:
Рентабельность: Значительное уменьшение объема обрабатываемой документации позволяет сократить административные расходы и расходы на заработную плату. Рабочий персонал может быть задействован для выполнения более важных функций внутри компании.
Повышенная скорость обработки данных: Большой объем коммерческой информации может передаваться с одного компьютера на другой за несколько минут, обеспечивая более быстрое получение ответа и удовлетворение запросов потребителей.
Повышенная точность: EDI позволяет избежать возможных ошибок при ручном вводе информации в компьютер. Лучшее логистическое управление и повышенная продуктивность: EDI позволяет компаниям лучше контролировать и управлять процессом производства, приобретения и доставки продукции. EDI — основной компонент производства, построенного по принципу «точно в назначенное время» и цепи «клиент – поставщик», работающей на основе «Быстрого реагирования на заказ», результатом чего является значительное сокращение сверхнормативных запасов.
2. EDI и стандарты UN/EDIFACT
Электронный обмен данными не является новым изобретением в деловой практике; некоторые компании используют его на основе внутренних форматов с конца 1960-х гг. Однако для того, чтобы внедрение EDI оставалось рентабельным, торговые партнеры должны использовать общий язык при обмене сообщениями, содержащими информацию о деловой и коммерческой деятельности. В середине 70-х гг. отраслевые стандарты EDI в некоторых странах были объединены, что в некоторых случаях по прошествии нескольких лет приводило к созданию общенациональных стандартов. Стало ясно, что для того, чтобы стандартизация EDI отвечала требованиям делового мирового сообщества, необходимо создание международного многоотраслевого стандарта EDI. К середине 1980-х гг. создание стандарта EDI стало приобретать некоторые очертания в рамках работы Европейской экономической комиссии ООН (UN/ECE) , в Рабочей группе по упрощению процедур международной торговли (WFI4). В 1987 г. синтаксис или грамматика этого общего языка делового общения, известного ныне под аббревиатурой UN/EDIFACT (ЭДИФАКТ-ООН), был признан в качестве стандарта ISO 9735.
Стандарт UN/EDIFACT или Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте, принятый в рамках ООН, состоит из набора согласованных на международном уровне стандартов, каталогов и руководств для электронного обмена данными.
Организационная структура UN/EDIFACT. Более 60 стран и большое количество международных организаций, таких как Европейская Комиссия, IATA, Международная торговая палата, Международная организация по стандартизации, ISO, Международная палата мореплавания и Международная ассоциация GS1 представлены в рабочей группе UN/ECE WP.4. Международная ассоциация GS1 — активный участник процесса по созданию стандарта UN/EDIFACT на государственном, региональном и международном уровнях.