Этот документ предназначен для компаний, которые готовы начать внедрение GS1 EDI стандартов. Он поможет выявить, какие шаги надо предпринять для успешного внедрения стандартов GS1 EDI.
Для более полной информации о стандартах GS1 EDI посетите страницу международной организации GS1.
Шаг 1: Определите, в какой именно бизнес-процесс вы хотите внедрить EDI стандарты GS1
GS1 EDI стандарты охватывают различные бизнес-процессы в цепи поставок: от заказа и поставки до оплаты. Для каждого из данных процессов нужен различный набор сообщений. Это значит, что начало внедрения EDI стандартов GS1 зависит от трёх факторов:
Какой бизнес-процесс будет поддержан EDI стандартами GS1?
Какой информацией будет происходить обмен в ходе данного процесса?
Кто именно из ваших деловых партнёров будет отправлять или получать данные?
GS1 EDI стандарты предоставляют решение многих проблем, используя одно и тоже сообщение EDI. Этому способствует наложение профайлов на общие сообщения EDI, например: «пищевая промышленность», «канцтовары», «текстильная промышленность».
Таким образом, во время анализа бизнес-процессов нужно учитывать специфику каждого сектора. Также, в некоторых странах, пользовательские группы создают свои профайловые сообщения, основываясь на своём опыте внедрения EDI стандартов GS1 в определённые сектора и бизнес-процессы (Смотрите шаг 7).
Шаг 2: Удостоверьтесь в том, что высшее руководство вашей компании поддерживает внедрение EDI стандартов GS1
Этот пункт является ключевым для успешного внедрения данных стандартов, так как руководство должно выделить нужные ресурсы, как людские, так и финансовые.
Руководство должно иметь базовое понимание принципа работы и преимуществ от использования EDI стандартов GS1. Ему должно быть известно, что внедрение данных стандартов может повысить эффективность цепи снабжения, снизить затраты и оптимизировать инвентаризацию.
Шаг 3: Свяжитесь с организацией GS1
В большинстве организаций GS1 работают эксперты по различным техническим вопросам, включая EDI стандарты. Если эксперт не может помочь вам напрямую, у него всегда есть доступ к глобальной сети GS1. Компания GS1 имеет сотни филиалов и обслуживает больше миллиона компаний в 150 странах мира.
Компании, в чьих странах нет филиала GS1, могут связаться напрямую с главным офисом GS1.
Шаг 4: Удостоверьтесь в том, что ваша компания является членом GS1 и имеет свой личный префикс
Идентификационные ключи GS1 используются всеми стандартами GS1, как в самих штрих-кодах, так и в виде передаваемой информации. Без них невозможно пользоваться EDI стандартами GS1. Идентификационные ключи GS1 создаются с помощью специального префикса GS1, который можно получить в любом филиале GS1. Следующие идентификационные ключи GS1 создаются, используя одинаковый префикс компании GS1:GLN – Global Location Number (Глобальный Номер Месторасположения), компании является определяющим и используется во всех сообщениях EDI. GTIN – Global Trade Item Number (Глобальный Торговый Номер Единицы), определяет номер товара или услуги и также используется во всех сообщениях EDI. Если вы не уверены, является ли ваша компания членом организации GS1, и имеет ли она свой уникальный префикс, вы можете обратиться за этой информацией в ваш региональный филиал компании GS1.
Шаг 5: Изучите GS1 EDI стандарты
GS1 предоставляет широкий спектр материалов, связанных с EDI стандартами.
Шаг 6: Определите, какой именно набор стандартов вам нужен
GS1 предоставляет 2 вида EDI стандартов:
GS1 EANCOM® - стандарт классического EDI, упрощенный вид UN/EDIFACT;
GS1 XML – использует XML для передачи информации через интернет.
Для новых пользователей EDI рекомендуется использовать GS1 XML, но если ваши деловые партнёры уже используют GS1 EANCOM®, от вас может потребоваться воспользоваться этим же стандартом.
GS1 EANCOM® имеет большую базу пользователей во всем мире, что надо учитывать при выборе вида EDI стандартов. Заметьте, что GS1 поддерживает и будет поддерживать в дальнейшем GS1 EANCOM® стандарты.
Шаг 7: Проверьте вместе с национальной организацией GS1, существуют ли заготовки профайловых сообщений в вашей стране/регионе
Некоторые филиалы GS1 совместно с пользовательскими компаниями создают профайлы для сообщений EDI стандартов. Эти сообщения адаптированы для определенных секторов в их странах, например для сектора DIY в Нидерландах.
Профайлы – это подгруппы сообщений, полностью соответствующие всем общим стандартам. Их подстраивают под нужды определённых пользовательских групп, выбирая только нужные им заготовленные сообщения. К профайлам прилагаются рекомендации, по внедрению их в тот или другой сектор бизнеса или пользовательскую группу.
Пользовательские группы могут создавать такие профайлы для их использования на международном уровне. К примеру, пользовательская группа Upstream разработала набор стандартов типа GS1 для внедрения в цепь снабжения между производителями и поставщиками.
Шаг 8: Проведите анализ на соотношение данных, которыми вы будете оперировать, со стандартным профилем или сообщением.
GS1 EDI стандарты разрабатываются на основах нужд потребителя и проходят проверку в различных пользовательских группах, таким образом, они включают в себя всю или большую часть информации, которая будет обмениваться между деловыми партнёрами. Однако, если появляются небольшие различия, между нуждами потребителя и данными, которые входят в профайловые сообщения, стандарты нуждаются в соответственном изменении.
Важно понять, что, хотя бизнес-термины, которыми оперирует ваша компания и компания GS1, могут различаться, на уровне данных они идентичны. Таким образом, сравнивать их надо не по терминологии, а по значению данных.
Определения данных GS1 могут быть найдены в Global Data Dictionary (GDD). Если вы обнаружили различия, между нужными вам данными и теми, которые входят в профайловые сообщения GS1, отправьте запрос на замену (CR) в Global Standard Management Process (GSMP), дабы заменить ваше профайловое сообщение или дать заявку на создание нового профайлового сообщения.
Запрос на замену (CR) может быть выставлен прямо на сайте GSMP.
Шаг 9: Сопоставьте основные данные с вашим деловым партнёром
Сопоставление основных данных является необходимым шагом для внедрения EDI стандартов GS1, так как основные данные не входят в деловые отчёты, а просто упоминаются стандартными идентификационными ключами. Например, имя и адрес покупателя и продавца не указываются в заказе или извещении об отправке, а упомянуты просто как Покупатель и Продавец по Global Location Numbers (GLN).
Такой подход позволяет избавиться от избыточной информации в деловых отчётах, обеспечивает быструю обработку данных и значительно снижает затраты.
GS1 предоставляет свои стандарты в обмен на основные данные. Существует три основных пути передачи основных данных и самым простым из них является обычная передача этих данных по факсу или через e-mail. Этот способ подходит для компаний, у которых ещё нет опыта с EDI стандартами GS1. На поздней стадии внедрения, когда ваша компания уже имеет инфраструктуру EDI, следует использовать стандарты для основных данных. Другим способом, является двусторонний обмен основными данными между деловыми партнёрами. Когда некоторая часть этих данных меняется, сообщение, содержащие всю основную информацию, включая поправки, нужно отослать заново. Двусторонний обмен данными хорошо подходит для небольшого количества деловых партнёров, так как, когда их количество увеличивается, данными становиться трудно оперировать.
GS1 предоставляет Global Data Synchronization Network, поддерживающие GS1 EDI и отвечающие вашим требованиям. GS1 не даёт рекомендации каким-либо определённым продуктам, так как нейтралитет на рынке является одним из основных принципов данной компании.
Когда программное обеспечение установлено, нужно указать путь к данным, хранящимся во внутренней базе данных, например ERP (Enterprise Resource Planning), программам поддерживающим EDI. Вашим деловым партнёрам должны быть известны системные требования для обмена данными с вашей компанией. Этой информацией можно обмениваться по обоюдному согласию.
Как только вы придёте к соглашению с вашими деловыми партнёрами, потребуется испытать EDI инфраструктуру. Испытывать надо будет и само содержание и профайловые сообщения.
Когда результаты всех тестов будут положительными, вы сможете начать обмениваться сообщениями и получать выгоду от EDI стандартов GS1.
Более подробную информацию можете получить на сайте GS1